Lean Forum Norge på YouTube

Det är inspirerande, åtminstone tycker jag själv det, att lyssna och läsa om dom resor som företag har kunnat göra, vilka metoder dom använt sig av och vilka problem och hinder dom tvingats överkomma för att nå dit dom är idag.

För en tid sedan såg jag att Lean Forum Norge har lagt upp många intressanta klipp från deras årskonferenser, under åren har givetvis tekniken blivit bättre och många talare från både Norge och Sverige delar med sig av sina resor. Vi har historier från både stora svenska företag som Scania, och mindre företag som Emballator, Lagan Plast.

Jag skulle ha mycket glädje av att hitta ytterligare kanaler med historier som inspirerar, och visar ett företags resa från kaos till struktur och en lärande organisation. Det finns absolut många små och medelstora företag som har laddat upp videoklipp om sina företag och det pågående arbetet med förbättringar, men dom flesta är på engelska, eller på andra språk, och ytterst få är på svenska. Det skulle vara roligt om fler svenska företag, och organisationer som håller seminarium och konferenser, spelade in och laddade upp föredrag och intervjuer. Det gagnar både allmänheten, och deras egna intressen.

Idag är det relativt enkelt att både direktsända på nätet, och i efterhand lägga upp material. Med hjälp av en mobiltelefon och ett kamerastativ blir det relativt bra bilder, och har man möjlighet att spela in ljudet från mikrofoner via ljudanläggningen i lokalen får man också fantastiskt ljud. Det är en lägstanivå, men en bra start.

Jag vill avsluta detta inlägg med att länka dom två ovan nämnda företagens presentationer på Lean Forum Norge 2014.

Bristande kommunikation leder till fel

Trafikljus rödljus
Foto: Trafikljus

Bristande kommunikation och information kan få stora konsekvenser som oklara förväntningar, missförstånd som leder till fel samt en ökad risk för irritation och oro. Vikten av en tydlig och rak kommunikation, transparens och enkel och lättillgänglig information kan alltså inte understrykas nog.

Både privat, under min tidigare skolgång samt i mitt yrkesliv har jag stött på ovanstående situationer. Det kan handla om oklara förväntningar inför en skolkurs, information som inte kommit fram till alla, eller inte varit tillräckligt informativ och tydlig. Om man fysiskt och direkt lämnar information, exempelvis under en lektion eller ett möte, är det enkelt för den som ger information att få bekräftelse på att alla förstått informationen, det är bara att fråga. Givetvis är det inte alla som öppet vågar ställa en fråga, eftersom dom tror att alla andra förstår och känner sig dumma, och det är något som vi alla måste bli bättre på. Men man har i alla fall möjligheten.

Skriftlig information som distribueras på anslagstavlor, via e-post, som nyhetsbrev eller flygblad kan ibland vara öppen för tolkningar och innehålla vissa bristfälliga formuleringar som kan vara självklara för avsändaren, men svårbegripliga för mottagaren. Beroende på hur texten distribuerats kan det vara svårt att ställa frågor och lämna feedback, men man måste komma över tröskeln, annars kan det generera en snöbollseffekt. Om avsändaren inte får någon feedback så förtydligas inte informationen, dessutom vet inte personen vad som kan förbättras.

Om det däremot helt saknas skriftlig information, och informationsskyltar där den kan placeras, och helt förlitar sig på muntlig kommunikation riskerar man att det uppstår fel och att budskapet degenereras på samma sätt som viskleken man lekte som barn.

Genom skriftliga arbetsinstruktioner, uppmärkning av lagerplatser och arbetsområden, samt tydlig och lättillgänglig information, både på intranät och vid informationstavlor eller arbetsstationer, med information så som arbetsrutiner, företagspolicy, ansvarsfördelning och förändringar. Håll alltid en genomgång när dom införs och uppdateras, då kan alla ställa frågor och oklarheter benas ut.

Arbetsinstruktioner är en garant för kvalitet

Elementblad Operator Instruction Sheet
Bild på ett elementblad

Att ha uppdaterade arbetsinstruktioner är viktigt. Både för att kunna lära upp nya och oerfarna medarbetare, men också för att vi som är mer erfarna skall ha en grund att falla tillbaka på om vi är osäkra. Instruktioner kan vara utformade på flera sätt, både i skriftlig, men också i rörlig form.

Att skriva arbetsinstruktioner kräver kännedom om nuvarande arbetssätt, men också förståelse hur man utformar en instruktion så att andra förstår den. Att i punktform skriva upp en textbaserad instruktion utan att infoga bilder där det skulle behövas är alltså en dålig form av instruktion och bör undvikas. Man bör också undvika att skriva noveller. Inte för att dom nödvändigtvis är dåliga, men dom kan vara svåra att uppdateras och eftersom en instruktion är ett levande dokument bör man enkelt kunna uppdatera det utan svårighet.

I dag har många företag i tillverkningsindustrin gått över till ett mer lätthanterligt system. Scania och Volvo Cars monteringsbeskrivningar är skrivna i Excel, det borde finnas någon mer anpassad lösning, och beskriver vad som skall göras, hur det skall utföras och varför det görs. På Scania kallas elementbladen för positionsstandard, medan Volvo Cars delat upp arbetsbeskrivningarna i Operator Instruction Sheet och Work Element Sheet. Utöver rena monteringsinstruktioner skriver man även ut information om skyddsutrustning, tidsåtgången för det aktuella momentet och om aktiviteten är värdeskapande för kunden.

Uppdaterade arbetsbeskrivningar ger alltså möjlighet till ständiga förbättringar och ett standardiserat arbetssätt som är mätbart och kvalitetssäkrande.

Nya stationsbeskrivningar gav upphov till frågan som hur man enkelt kan visualisera själva arbetsflödet på den aktuella stationen och hur man på ett tydligt sätt konkretiserar vad som måste göras när man lämnar arbetsstationen för dagen. Förberedande arbete inför morgondagen och daglig städning. Jag har någon form av instruktion med bilder i åtanke där man också kan beskriva arbetsstationens syfte och bemanning. Men frågan återstår att lösa.

Hur arbetar ni på er arbetsplats, har ni detaljerade arbetsinstruktioner och arbetar på ett standardiserat arbetssätt eller arbetar du efter eget tycke och smak? Har du ett stalltips på hur man utformar en bra arbetsstation? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Är ingenjörsstudier på Chalmers nödvändigt år 2016?

Svensk skola
Foto: Eric Seb. Gustafsson / CC BY-SA

Löpande fortbildning är idag en förutsättning för att klara av konkurrensen, detta gäller inte minst för dom som är, eller är i startgroparna för att bli, egenföretagare. Det bästa är givetvis att ha en, eller två utbildningar inom området. Att både vara utbildad ingenjör och ekonom skadar inte, har man dessutom ett par års arbetserfarenhet är det ännu bättre.

Det är långt ifrån alla som har förutsättningar, varken tidsmässigt eller kunskapsmässigt, att gå en utbildning på högskola. Jag hade personligen troligtvis haft stor nytta och glädje av en utbildning till exempelvis civilingenjör, men saknar både kunskap och motivation för att matcha dom betygskrav som ställs. Ett alternativ är en utbildning på yrkeshögskola som kanske inte är lika omfattande, men troligtvis också den mycket givande.

Flera stora amerikanska universitet, däribland MIT och Harvard har valt att lägga ut delar av sina utbildningar fritt tillgängliga på nätet. Genom webbplatser som Edx och Coursera kan man delta i utbildningar, få möjlighet att göra inlämningsuppgifter och kvittera ut ett diplom på att man genomgått utbildningen. Den enda motsvarigheten i Sverige är Linnéuniversitetet som gjort hela, eller delar, av sina IT-utbildningar  tillgängliga online. Min förhoppning är att fler lärosäten i framtiden kommer att publicera sitt material fritt tillgängligt på nätet för den som är nyfiken.

Ett tredje alternativ är att ens nuvarande arbetsgivare investerar i kompetensutveckling av personal och beställer givande, men kostsamma, utbildningar som behövs för just den tjänsten. Nackdelen är att utbildningarna dels är dyra, men också kräver att man har en förstående och engagerad chef som ger en möjlighet till utveckling i sin nuvarande roll på arbetsplatsen, och kanske för en framtida tjänst.

Ytterligare en lösning är att hitta en bra kurs som tillhandahålls av någon entreprenör. Det har blivit mer vanligt idag, när det enkelt går att skapa högkvalitativ video, att bloggare och andra entreprenörer inom IT skapar egna kurser. Oftast handlar det om hur man använder WordPress, skapar en podcast och liknande innehåll. Jag tror att det under dom kommande åren blir en allt mer vanlig syn, och det finns än så länge fortfarande många nischer som man snabbt kan bli en auktoritet inom.

Genom sociala medier, traditionella internetforum och podcasts kan man också få mycket inspiration. Jag har under många år lyssnat på Smart Passive Income där Pat Flynn intervjuat flera framgångsrika företagare och entreprenörer, bland andra Dane Maxwell. Nu har jag precis börjat lyssna ikapp både Logistikpodden och Ehandelspodden. Fördelen med Youtube är att man dels kan se många konferenser och seminarium i efterhand, men också kan få en inblick i hur andra företag arbetar, både eventuella leverantörer, kunder och konkurrenter. Att både synas och höras på sociala medier tror jag kommer att bli en viktigare del för företag både för att nätverka, bygga nya relationer men också för att snabbt kunna hantera eventuella kundtjänstfrågor.

Hur hanterar du kompetensutveckling, är du intresserad av att läsa en logistiker-utbildning eller produktionsutveckling, eller kanske är utbildad civilingenjör. Skriv gärna dina upplevelser i kommentarsfältet.

Lean sjukvård i en stuprörsorganisation

Ambulans sjukhus
Foto: Hangsna / CC BY-SA 4.0

Min upplevelse av den svenska sjukvården är att den är byggd som en klassisk stuprörsorganisation där landstingspolitikerna fattar beslut som sedan, efter bästa förmåga, skall genomdrivas av sjukhusledningen, och längst ned står undersköterskorna och sedan vi, du och jag, våra föräldrar och eventuella barn. Vi kan uppleva den svenska sjukvården som en aning trög, sjuk- och undersköterskorna upplever att dom har väldigt mycket att göra, men får lite tid och sjukvården brottas med dålig ekonomi och hög beläggning.

På sociala medier läste jag Anna Strands tweet om att lean skulle vara Neo-Taylorism, och fortsatte att läsa utläggningen i blogginlägget Hur kunde det bli så lean and mean? där man får följa hennes upplevelser i hur den svenska sjukvården säger sig ha implementerat lean i sin vardag. Men ingenting av det jag läser framstår för mig som lean. För mig låter det mer som att sjukhusledningen, av några överbetalda managementkonsulter, försökt implementera någon form av rationaliseringsstrategi som man missuppfattat, antagligen på grund av ojuste marknadsföring, som lean.

Spagettidiagram, frekvensanalyser och tidsstudier kan vara effektiva, men bör i första hand inte användas för att få anställda, i detta fallet, på sjukhusen att springa fortare, utan för att upptäcka rörelsemönster, flaskhalsar för att kunna minska slöserier och icke värdeskapande arbete vilket kommer ge mer tid för patienterna.

Ett intressant exempel är William Stridsberg och David Örneblad examensarbete ”Flödesanalys samt frekvensstudie vid Alingsås lasaretts akutmottagning” som fick Lean Forums pris i kategorin bästa examensarbete 2015. I dom båda länkarna finns dels en sammanfattning, men också en länk till examensarbetet som utfördes på Alingsås lasaretts akutmottagning.

Som Niklas Modig och Pär Åhlström skriverDetta är lean så är det inte säkert att dom verktyg och metoder som är en del av Toyota Production System inte alltid applicerbara i andra organisationer och om man försöker att kopiera och införa andra företags produktionssystem på en väldig låg abstraktionsnivå risker man att förlora hela filosofin, och bakgrunden, till varför det fungerar just för det företaget. Ett sjukhus är ingen bilfabrik och kommer aldrig att fungera som en heller.

Personalen flyr som man gjorde redan vid Fords löpande band. För ingen vill ställa upp på att tvingas på en människosyn så diametralt olik den jag har. Varför inte se sanningen i vitögat. De där leankosnulterna som tvingande mellanchefer att bygga med lego och anställda att klistra post it lappar på stora tavlor borde ställas till svars för den människosyn de representerar.

Citatet ovan är troligtvis en normal syn, inte bara inom sjukvården, i alla organisationer där man försöker implementera något som på pappret låter som lean, men i praktiken blir något helt annat. Citatet vittnar om att konsulterna dels inte förstår organisationen samt inte lyckats kommunicera varför man bör tänka på sjukvården ur ett flödesperspektiv.

Jag har aldrig arbetat inom landstingssjukvården och har, tack och lov, endast haft sporadisk kontakt med traditionella sjukhus som patient. Men inom alla organisationer finns det utmaningar. Det kan handla om att förråden ser ut som en krigszon och är överbelamrade med lager som är dåligt uppmärkt och står huller om buller. Ett annat problem kan vara brist på just sjukvårdsartiklar, att man alltid tvingas hämta dom redskap som krävs för en undersökning, istället för att dom är placerade och rutinmässigt påfyllda i varje undersökningsrum. En fungerande lean-organisation bygger på medarbetarnas engagemang och ledarnas förtroende för detta, inte på en pressad lednings vinande piska.

Arbetar du inom sjukvården, har du erfarenhet av hur det fungerar, vad som inte fungerar så skriv gärna en kommentar. Vad stör du dig mest på under arbetsdagen? Krångliga IT-system, hanteringen av mat till patienter eller att det kanske saknas katetrar och kanyler?

Detta är lean – lösningen på effektivitetsparadoxen

Niklas Modig och Pär Åhlström har skrivit boken Detta är lean – lösningen på effektivitetsparadoxen. En bok som delvis beskriver vad lean production är, men framför allt vad lean inte är. Boken tar upp flera exempel som visar varför företag och organisationer bör fokusera mer på flödeseffektivitet än enbart på resurseffektivitet.

Boken lyfter också upp Toyota Production System, att västerländska forskare under slutet av 1980-talet fick upp ögonen för konceptet och beskrev produktionssystemet som ömtåligt, men istället för att beskriva det som ömtåligt (fragile på engelska) valde John Krafcik att kalla produktionssystemen för lean.

Många som pratar om lean väljer att fokusera på dom metoder och den verktygslåda som Toyota och andra företag använder sig av. I Detta är lean försöker författarna istället få läsaren att fokusera på en högre abstraktionsnivå och förstå att bara för att andra företag använder sig av vissa metoder betyder inte det att dom kan appliceras på andra företag. Många som är kritiska till lean, eller har sett det misslyckas, pratar om att det fungerar bra i en bilfabrik, men att ett sjukhus eller en annan typ av organisation inte är en fabrik, utan arbetar med människor. Att försöka kopiera Toyota Production System och alla deras metoder och verktyg till sin egen organisation är dömt att misslyckas, det förstår alla som läst på, och faktiskt anammat information om varför Toyota och andra företag framgångsrikt maximerat det värdeskapande arbetet genom att eliminera slöserier.

Boken är ett första steg och är allmänt övergripande. Författarna har avslutat boken med referenser för varje kapitel och hänvisar till forskningsrapporter och andra läsvärda böcker. Avslutningsvis vill jag säga att lean är något pågående, inget man avslutar och uppnår inom en par månader. Toyotas utbildning i deras produktionssystem håller på mycket längre än ett fåtal år.

Mental ställtid – att behöva börja om på nytt

Kontorslandskap
Foto: mark sebastian / CC BY-SA 2.0

Sedan ett par dagar tillbaka läser jag Detta är lean, av Niklas Modig och Pär Åhlström. Ett avsnitt i boken handlar om mental ställtid, om det ineffektiva i att hantera många omstarter. Ställtid, ur ett perspektiv från industrin, är den tid det tar att ställa om en maskin, byta verktyg, för att kunna tillverka en annan produkt.

Mental ställtid handlar om när du tvingas börja om på samma uppgift flera gånger, exempelvis när du blir avbruten av en kollega som ställer frågor, antingen arbetsrelaterade eller helt oväsentliga, privata frågor. Många programmerare har problem att kunna fokusera på sin arbetsuppgift och åter komma in i koden efter att ha tagit ett telefonsamtal, eller att en kollega kommit fram och börjat småprata. Först måste programmeraren läsa ikapp det aktuella kodstycket och påminna sig om vilken funktion som höll på att skrivas för att sedan komma in i sitt effektiva kodar-flöde igen. Dessutom ökar det risken för eventuella misstag och buggar i mjukvaran.

Simultankapacitet, att kunna hantera många saker samtidigt, är rätt ovanlig och själv har jag svårt att hålla många olika tankar i huvudet, att lyssna på radio samtidigt som jag läser en bok, eller att föra en konversation samtidigt som jag läser en text är helt uteslutet.

Ofta efter lunchrasten har jag kopplat bort mina arbetsuppgifter och måste påminna mig själv, eller ta hjälp av mina kollegor, om vad som hände innan rasten. Om du frågar mig och mina kollegor på måndag vad som hände förra veckan ser du en hel avdelning med frågetecken.

Frågan är hur mycket tid vi lägger på mental ställtid per arbetsvecka. Hur ofta blir vi avbrutna, tvingas påminna oss själva om arbetsuppgiften och hur lång tid tar det att komma upp i en produktiv hastighet? Nej, nu fick jag en notifikation på mobilen, måste se vad som står, kan ju vara något viktigt.

Känner du igen dig? Skriv gärna en kommentar om vad du upplever stjäl tid från dina arbetsuppgifter och ditt tentaplugg.

Förbättringsarbete i tysthet skapar ny praxis

Too busy to improve
Foto: Alan O’Rourke / CC BY 2.0

Min nuvarande arbetsplats har en bit kvar till att bli en av Sveriges mest strukturerade och produktiva företag. Det är inte så att vi har dålig omsättning eller vinst, men vi behöver fokusera på, och det gäller alla inom organisationen, på att visualisera och åtgärda problem. Jag tillhör en av alla anställda som skriver bra och konstruktiva förslag, samt ger input om idéer för att minska nuvarande störningar. Men att konvertera en text på papper till en genomförd lösning kan ibland ta väldigt lång tid, ibland flera år.

Eftersom vi för närvarande saknar uppdaterade skrivna arbetsinstruktioner arbetar vi efter hur vi har blivit upplärda. Något som är intressant att se är hur man genom att tyst ta initiativ till förändringar, hänga följesedlar på ett visst sätt, skriva datum istället för kryss osv, kan ändra praxis eftersom många börjar anta att det är en ny rutin som vi nu ska följa.

Det är förändringar som är lätta att göra eftersom dom varken kräver förändringar i byråkratin eller godkännande i ett visst hierarkiskt system. Tyvärr är det inte alltid lika lätt med mer omfattande, och ofta nödvändiga, förändringar eftersom dom kan uppfattas som stora, påfrestande, tidskrävande och jobbiga att genomföra. Trots att slutresultatet kommer att gynnas av förbättringen.

Att låta företagets medarbetare ta initiativ och uppmuntra till till förbättringsarbete, och ge dom utrymme att försöka genomföra dom, även om chansen att dom misslyckas är stor, kommer att leda till en ny företagskultur, högre arbetsmoral och ett bättre företag. Det åttonde slöseriet är att inte ta vara på dom anställdas kreativitet.

Att upptäcka fel och förhindra att problem upprepas

Shape sorter poka-yoke
Foto: Ella’s Dad / CC BY 2.0

År 1961 lanserade den japanska kvalitetsingenjören Shiego Shingo metoden Poka-yoke, vilket ungefär betyder ”felsäkring”. Det är mänskligt att begå misstag, vilket är en av anledningarna till att många fabriken väljer automatiseringslösningar. I första hand är det viktigt att försöka bygga bort möjligheten att begå misstag, men om ett fel skulle uppstå måste det lyftas till ytan och diskuteras så man kan försöka förhindra att det upprepas flera gånger.

Ett ytterligare sätt att upptäcka, och förebygga, fel är om alla arbetar efter ett standardiserat arbetssätt. Att arbeta efter ett standardiserat arbetssätt ger fördelar som minska kvalitetsavvikelser, möjlighet till förbättrad ergonomi, samt färre slöserier, t ex rörelse och transporter.

Om ett fel skulle uppstå är det viktigt att man utför någon form av rotfelsanalys (root cause). Man kan t ex använda metoden 5 x varför där man i fem led ställer frågan varför felet inträffade. En annan metod är att använda ett fiskbensdiagram, ishikawadiagram, även känt som orsak-verkan-diagram. Ett sätt att använda detta diagram är genom 7M. Management, Människa, Metod, Mätning, Maskin, Material, Miljö.

Det bästa sättet att förhindra att ett fel uppstår igen är genom att bygga in en felsäkring. Det kan handla om färgkodning, olika former eller figurer som måste passa in på ett visst sätt. Om man inte har den möjligheten bör man åtminstone skapa ett dokument där man visuellt kan se hur det ska se ut. Helst i en stationsbeskrivning som bygger på en standardiserad mall som används för alla arbetsmoment, stationer och rutiner inom företaget.

 

Paul A. Akers, president för FastCap

Sedan en tid tillbaka följer jag Paul A. Akers och Fastcap på YouTube. Akers har en bakgrund, både som lärare och som snickare och entreprenör. År 1997 grundade han FastCap LLC., efter att ha fått en idé om en självhäftande täckknapp för att dölja skruvskallar. FastCap.

På plattformen Youtube har dom anställda på företaget, inklusive Paul Akers, dokumenterat alla förbättringsarbeten som sker på företaget och vi kan se deras rutiner, morgonmöten och vilka förändringar som har skett. Dom korta videoklippen är av värde både för att dokumentera förändringarna för dom anställda, men också för att inspirera andra. Givetvis är kanalen på Youtube ett väldigt bra sätt att marknadsföra företaget utåt.

På Youtube kan vi också följa andra företag som gått i FastCaps fotspår, företag som börjat lägga ut videoklipp på sina förbättringsarbeten. Delvis kan det också handla om att den som vill besöka FastCaps lokaler, träffa Paul Akers och ta del av den företagskultur som finns, måste uppfylla vissa krav, däribland ha en kontinuerligt uppdaterad kanal på Youtube.

För en tid sedan lyssnade jag på den tredje utgåvan av boken 2 second lean, en kort bok som beskriver Akers filosofi och agerande för att bygga en företagskultur som inspirerar anställda att delta i det förbättringsarbete som han säger gett företaget möjligheten att bibehålla konkurrenskraft och löneutveckling, även under krisen som märkbart påverkade byggandet i USA för ett par år sedan.

Läs mer om Paul och FastCap LLC: Webbplats, Youtube, 2 Second Lean

Även om alla kanske inte håller med om allt som står i boken, eller sägs på YouTube, kan, åtminstone jag, hålla med om att det är viktigt att hålla allt på en enkel nivå och att också företagsledningen, inklusive VD, är engagerad i förändrings- och förbättringsprocessen.