Högre kvalitet med standardisering

Elementblad Operator Instruction Sheet
Operator Instruction Sheet (OIS)

Genom att standardisera repetitiva arbetsmoment minskar man variation, höjer kvaliteten och höjer produktiviteten, eftersom alla arbetar på, vad vi nu anser är, det bästa arbetssättet.

Personer som motsätter sig standardisering av arbetsmoment saknar ofta förståelse för varför alla bör arbeta på samma sätt, men också vilka arbetsuppgifter som faktiskt inte går att standardisera, på grund av flödesvariation.

Vi kan alltså inte standardisera hur ett sjukhusbesök går till eftersom det finns olika anledningar till varför någon söker vård. Ett läkarbesök kan dessutom ta olika lång tid, något som ofta lyfts fram. Däremot kan man standardisera var material finns, hur vissa arbetsuppgifter utförs, vilken typ av bandage som skall användas, hur man bäst tar blodprov och hur man lägger suturer på ett så skonsamt och högkvalitativt sätt som möjligt. Givetvis är det sjukhuspersonalen som måste komma överens om var material bör finnas, hur det skall hanteras samt vilka arbetsuppgifter som kan standardiseras.

Personer som saknar förståelse för standardisering och att arbeta efter standardiserade arbetsinstruktioner har också fördomar som att det ofta står specifikt att man måste ta en produkt med vänster hand, något som inte alls stämmer. Huvudsaken är att rätt sak sitter på rätt plats, och att man arbetar på det sätt som är bäst, både ergonomiskt, kvalitets- och produktivitetsperspektiv. Alltså bäst fram tills vi kommit på något bättre.

Arbetar man inte efter standardiserade instruktioner riskerar man att få lika många arbetssätt som mängden arbetare, något som leder till variation och att det blir svårare att lokalisera kvalitetsavvikelser.

Utgår vi från min arbetsplats har vi exakt dessa problem. Inte nödvändigtvis att någon gör fel, men att arbetsprestationen varierar, ofta på grund av att alla arbetar olika. Vi utgår från det arbetssätt som vi en gång har blivit lärda, men var och en hittar sina små knep för att höja produktiviteten för ett visst arbetsmoment. Ofta förändras ens arbetssätt enbart om man arbetar tillsammans med någon annan och då får möjlighet att se hur denne arbetar.

Genom att standardisera repetitiva arbetsuppgifter kan vi öka både kvalitet och produktivitet genom att minska variation därför att alla arbetar på ett och samma sätt.

Arbetsinstruktioner är en garant för kvalitet

Elementblad Operator Instruction Sheet
Bild på ett elementblad

Att ha uppdaterade arbetsinstruktioner är viktigt. Både för att kunna lära upp nya och oerfarna medarbetare, men också för att vi som är mer erfarna skall ha en grund att falla tillbaka på om vi är osäkra. Instruktioner kan vara utformade på flera sätt, både i skriftlig, men också i rörlig form.

Att skriva arbetsinstruktioner kräver kännedom om nuvarande arbetssätt, men också förståelse hur man utformar en instruktion så att andra förstår den. Att i punktform skriva upp en textbaserad instruktion utan att infoga bilder där det skulle behövas är alltså en dålig form av instruktion och bör undvikas. Man bör också undvika att skriva noveller. Inte för att dom nödvändigtvis är dåliga, men dom kan vara svåra att uppdateras och eftersom en instruktion är ett levande dokument bör man enkelt kunna uppdatera det utan svårighet.

I dag har många företag i tillverkningsindustrin gått över till ett mer lätthanterligt system. Scania och Volvo Cars monteringsbeskrivningar är skrivna i Excel, det borde finnas någon mer anpassad lösning, och beskriver vad som skall göras, hur det skall utföras och varför det görs. På Scania kallas elementbladen för positionsstandard, medan Volvo Cars delat upp arbetsbeskrivningarna i Operator Instruction Sheet och Work Element Sheet. Utöver rena monteringsinstruktioner skriver man även ut information om skyddsutrustning, tidsåtgången för det aktuella momentet och om aktiviteten är värdeskapande för kunden.

Uppdaterade arbetsbeskrivningar ger alltså möjlighet till ständiga förbättringar och ett standardiserat arbetssätt som är mätbart och kvalitetssäkrande.

Nya stationsbeskrivningar gav upphov till frågan som hur man enkelt kan visualisera själva arbetsflödet på den aktuella stationen och hur man på ett tydligt sätt konkretiserar vad som måste göras när man lämnar arbetsstationen för dagen. Förberedande arbete inför morgondagen och daglig städning. Jag har någon form av instruktion med bilder i åtanke där man också kan beskriva arbetsstationens syfte och bemanning. Men frågan återstår att lösa.

Hur arbetar ni på er arbetsplats, har ni detaljerade arbetsinstruktioner och arbetar på ett standardiserat arbetssätt eller arbetar du efter eget tycke och smak? Har du ett stalltips på hur man utformar en bra arbetsstation? Skriv gärna en kommentar och berätta.