5S är mer än tejp och etiketter

Eltejp 5S
Foto: MediaPhoto / CC BY 3.0

Min ståndpunkt har alltid varit att alla kan ägna sig åt förbättringsarbete som att skapa en 5S-standard på en arbetsstation. Antingen är jag för naiv, eller så krävs det en kurs, åtminstone intern, för att lära folk syftet med 5S.

En kollega, på en annan avdelning, på min tidigare arbetsplats, missförstod syftet med 5S på ett djupare plan. Troligtvis på grund av att denne dels saknade förståelse, vilket ledde till att personen förlöjligade 5S och satte etikett på linjaler, hålslag och fläktar. Etiketter med sakens namn.

Missförstå mig inte, det är inga problem att märka upp vissa arbetsredskap och maskiner med namn. Men då handlar det i första hand om ovanliga saker som exempelvis vattenavskiljare, något som kan hjälpa personer vid felsökning. Att däremot märka upp en bordsfläkt med namnet fläkt och linjal med ”linjal går till överdrift.

Vad man däremot bör göra är att markera upp ett område på bordet där fläkten, hålslaget och linjalen skall placeras och där märka upp en ruta med tejp och etikett. Då har man en specifik plats för sakerna.

Tyvärr har inte alla kunskap om övriga steg i 5S-arbetet utan tror att ett par meter tejp och etiketter skapar ordning och reda. Absolut, var sak på sin plats är en viktig del, men man har då missat övriga steg i processen.

Som ni vet handlar det om att sortera vilka saker som är nödvändiga för arbetet, och vad som kan avlägsnas. Förutom att märka upp arbetsplatsen handlar strukturera även om att placera verktyg och utrustning på ett så bra ställe som möjligt så att man maximerar den värdeskapande tiden. Självklart behöver man städa arbetsplatsen och dessutom komma fram till en standard, och dokumentera denna, där man beskriver hur arbetsplatsen skall se ut varje dag.

Vi har på min arbetsplats fått i uppdrag att märka upp avställningsytor, golv och lagerplatser i produktion. Det har absolut blivit bättre än tidigare, men eftersom att vi är flera som arbetat med det, till stor del utan konkret plan, så har jag märkt att en del uppmärkta platser inte alls är placerade på den mest optimala platsen, det gäller även om det enbart är tejp på en bordsyta.

Frågan är hur man bäst lär ut 5S så att hela organisationen, från ledningsgrupp till produktionspersonal, får förståelse om varför det är så viktigt med struktur, vad man bör tänka på och hur man skall arbeta. Det kanske bör bli mitt nästa projekt?

Enklare att be om förlåtelse än att få tillåtelse

5s verktyg kaizen foam
Foto: Tasma3197 / CC BY-SA 3.0

För ett par månader sedan beskrev jag hur jag genom att skapa listor i Excel lyckats skapa en bättre struktur för att hålla koll på vilka produkter som står i ett visst rum i produktionen på min arbetsplats. Som jag skrev då var jag tveksam till om mina kollegor skulle uppskatta försöket, men hittills har det mestadels fungerat bra.

För ett par dagar sedan fick jag ett ryck, och på eget bevåg valde jag, beväpnad med tejprullar och en label maker, att märka upp 12 stycken fack på fyra olika hyllor i det nu färdigrenoverade rummet. Med hjälp av label makern märkte jag upp alla 12 platserna med siffor, vilka antecknas i en kolumn på tidigare nämnd lista, något som gör att vi enkelt kan lokalisera vilka produkter vi kan använda, och på vilken hylla dom står.

Anledningen till mitt engagemang beror mestadels på en frustration, att minst fyra gånger per dag behöver leta efter det man behöver. Nu får man enkelt en överblick och dessutom kan man visuellt särskilja olika produktkategorier i och med att hyllorna har fått olika färgkodning som motsvarar standarden för dom olika produkternas artikelnummer.

Totalt spenderade jag omkring 20-30 minuter på att märka upp dom olika hyllorna, i praktiken märkte jag upp totalt sju olika hyllor på olika sidor i rummet, men valde att lägga mer fokus på den mer frekventa produktionen, jag gjorde det trots allt på eget bevåg på vinst och förlust. Det är enklare att be om förlåtelse än att få tillåtelse. Givetvis är jag beredd att ompröva systemet, men finner det vara relativt simpelt vilket gör att man enkelt får en överblick.

För mig är struktur oerhört viktigt, visserligen klarar jag av att arbeta i kaos, men under en längre period behöver jag veta var saker finns, vad som skall göras och hur det skall genomföras. Arbetar jag utifrån mitt eget huvud är organiserat kaos inget problem, men eftersom vi är flera personer som arbetar tillsammans är ett standardiserat sätt att hantera produktionen att föredra, dessutom minimerar man riskerna för att eventuella problem och onödiga frågeställningar kommer uppstå. Rätt sak på rätt plats är alltså en förutsättning.

Skapa ordning ur kaos med FIFO

Bild på Produktion industri industrilokal
Foto: Pixabay.com

Ett par av produkterna vi tillverkar på min arbetsplats kräver att man låter produkten vila i en eller ett par dagar i ett speciellt rum. När man sedan skall fortsätta arbeta med produkten måste man först kontrollera hur länge den har stått i rummet, och välja den som har stått där längst. Vanligtvis sker detta genom att vi har ett visst antal artiklar, separerade på olika hyllor, och sedan måste kolla datum på varje tillverkningsorder. Det är en omständlig process, och förutom att man måste kontrollera allt i rummet så måste man ta fram varje order en och en eftersom dom alla är skymda av hyllplanen. Några av oss som arbetar i produktionen har funderat på olika sätt för att underlätta processen. Ett är att sätta varje order längst fram, men tejp eller en pappersklämma, så det är enkelt att se dom.

I slutet av förra veckan, på grund av en renovering, flyttade vi allt till ett annat utrymme. Problemet var bara att allt ställdes huller om buller, och förutom att, som tidigare, allt ställts där det fanns plats, stod olika artiklar på samma hylla. Därför började jag med att skapa en enkel lista med hjälp av Excel, där jag antecknade datum, tid och produktens löpnummer. Jag upprepade processen för alla artiklar, och skrev ut och satte upp listorna på utsidan dörren. Min tanke är att när man ställer in produkter i rummet skriver man upp det på respektive lista, och när man tar ut en produkt stryker man den raden. Jag tycker det verkar vara ett bra och enkelt system. Frågan är om mina kollegor kommer att arbeta efter den principen, och förstår hur det fungerar, eller struntar i det.

Även om det nuvarande förvaringsutrymmet endast är temporärt borde man skapat någon form av struktur där man märkt upp respektive hylla. Men det är min förhoppning att man kommer att skapa en mer strukturerade lösning, gärna bättre än den tidigare, när man väl har en definitiv förvaringsplats för produkterna. Som ni förstår är detta ett klassiskt FIFO-system, men på grund av att man behövt leta efter rätt produkt att arbeta med så har det funnits, och fortfarande finns det, många slöserier att eliminera.

Uppmärkning med en label maker

Dymo letratag label maker märkmaskin
Foto:
bfishadow
/ CC BY 2.0

Alla svenskar borde ha en label maker, eller märkmaskin som det heter på svenska. Både på min arbetsplats och i mitt hem kan man mäta mängden gul eller vit plasttejp i antal meter. Märkbanden har flera olika användningsområden. Dels för uppmärkning av personliga tillhörigheter, men framför allt för lagerplatser, verktygsförvaring och permanenta påminnelselappar.

Idag finns det en uppsjö olika märkmaskiner, allt från klassiska manuella präglingsapparater där man bokstav för bokstav trycker fram ett ord, till helt digitala etikettskrivare som kontrolleras med hjälp av ett program på datorn. Även om en klassisk präglingsapparat fortfarande duger, skulle jag rekommendera en medelvariant. Hemma använder jag en handhållen Dymo LetraTag med 12 mm bandbredd på etiketterna. Förutom storleken på tejpen bör man också vara medveten om priset för etiketterna. Är man en potentiell storkonsument bör man leta efter en modell vars märkband har ett lågt pris, och kanske möjlighet till flera olika storlekar.Förutom att märka upp personliga tillhörigheter med mitt namn, och skriva ingen reklam tack på min brevlåda, har jag tidigare haft stora problem med att para ihop olika kablar, batterieliminatorer och laddare med rätt apparater. Uppmärkta och hoprullade kablar i en plastlåda är mycket enklare än ett ormbo utan slut. Att märka upp kontakter kan vara en fördel, också när dom är inkopplade. Att dra ur stereoanläggningen när man behöver dammsuga har säkert hänt alla. Men om du ser att just den kontakten tillhör stereon väljer du en annan.

Hur många meter märktejp använder du per år? Har du vågat räkna på det? Vad använder du din märkapparat till? Skriv gärna en kommentar och följ bloggen i sociala medier.

Därför är 5S viktigt på din arbetsplats

5s verktyg kaizen foam
Foto: Tasma3197 / CC BY-SA 3.0

Alla som hört talas om Lean eller Toyota Production System känner till begreppet 5S, en metod för att skapa ordning och hålla reda på arbetsplatsen, och givetvis även i hemmet. Vikten av att hålla rent och snyggt på en arbetsplats och att verktyg vi använder skall ha en uppmärkt plats.

Men vad är 5S?

Ett exempel är den besticklåda vi så väl känner igen från köket. Vardagsbesticken ligger i den översta lådan och är uppdelade på knivar, gafflar, matskedar och teskedar. Men om vi öppnar en av dom övriga kökslådorna kan det ibland hitta både saxar, knivar, osthyvlar och mycket annat nedslängt i en och samma låda utan avskiljare.

Tyvärr har arbetet med 5S halkat efter på min arbetsplats, och tyvärr har man aldrig standardiserat eller följt upp arbetet på enskilda platser. Som exempel kan jag berätta att vi på en arbetsstation hade flera små plastlådor som hängde på en ställning vid väggen. Det var ofta svårt att hitta det vi behövde, det låg fullt med påsar och Gud vet vad i lådorna. När en kollega började sortera lådorna kunde hon hitta över 50 stycken små flaskor med färgpigment, både tomma och halvfulla. Av den stora mängden blev det fyra stycken fulla flaskor kvar. Hon lyckades också frigöra två stycken plastlådor. Om vi i framtiden ersätter några av lådorna med en verktygstavla där allt är uppmärkt så kommer man få en bättre överblick, både om något fattas, eller är trasigt.

I Sverige finns det inte en standardiserad översättning av Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu och Shitsuke, utan ett par olika varianter. Jag kommer att lära er en av alla översättningar. Viktigt att tänka på att 5S, precis som att arbeta Lean, inte är ett projekt som avslutas, utan ett ständigt pågående arbete.

Sortera

  • Släng alla överflödiga påsar, papper och annat skräp som tar plats och stör
  • Ta bort alla verktyg och material som inte används. Sätt en röd lapp.
  • Avgränsa en ”röd yta” där onödigt verktyg och material förvaras under en kortare tid

Strukturera

  • Skapa struktur. Placera nödvändigt material och verktyg för enklare åtkomst
  • Märk upp alla ytor, plastlådor och tavlor med ”Hammare”, ”Hålslag” osv.
  • Skapa ett arbetsflöde med målet först-in-först-ut

Städa

  • Utför en första grundlig rengöring av arbetsplatsen
  • Städa regelbundet för en ren och säker arbetsplats

Standardisera

  • Skapa en standard för städning och struktur
  • Var sak på sin plats
  • Varje process har en standard

Se efter

  • Regelbundna revisioner
  • Följa standard, upplärning och disciplin

På en tidigare arbetsplats fanns det personer som märkte upp linjaler, knivar och hålslag med märktejp. Den enda anledningen till att du skall märka upp verktyg och utrustning är för att det är dina, eventuellt hur man använder dom.  Om hålslaget står på borden skall du märka upp platsen, både med tejp och namn. Inte hålslaget i sig.

Tips: På Prevent.se kan ni hitta mer information om 5S, och både checklistor och styrdokument.

Arbetar ni med 5S på er arbetsplats, har du märkt av några tokigheter som det jag skrev i föregående stycke, eller tycker ni att det finns något viktigt jag utelämnat i detta blogginlägg? Skriv en kommentar. Dela gärna på sociala medier och ta kontakt med mig på Twitter @Jobbasmartare.