Högre kvalitet med standardisering

Elementblad Operator Instruction Sheet
Operator Instruction Sheet (OIS)

Genom att standardisera repetitiva arbetsmoment minskar man variation, höjer kvaliteten och höjer produktiviteten, eftersom alla arbetar på, vad vi nu anser är, det bästa arbetssättet.

Personer som motsätter sig standardisering av arbetsmoment saknar ofta förståelse för varför alla bör arbeta på samma sätt, men också vilka arbetsuppgifter som faktiskt inte går att standardisera, på grund av flödesvariation.

Vi kan alltså inte standardisera hur ett sjukhusbesök går till eftersom det finns olika anledningar till varför någon söker vård. Ett läkarbesök kan dessutom ta olika lång tid, något som ofta lyfts fram. Däremot kan man standardisera var material finns, hur vissa arbetsuppgifter utförs, vilken typ av bandage som skall användas, hur man bäst tar blodprov och hur man lägger suturer på ett så skonsamt och högkvalitativt sätt som möjligt. Givetvis är det sjukhuspersonalen som måste komma överens om var material bör finnas, hur det skall hanteras samt vilka arbetsuppgifter som kan standardiseras.

Personer som saknar förståelse för standardisering och att arbeta efter standardiserade arbetsinstruktioner har också fördomar som att det ofta står specifikt att man måste ta en produkt med vänster hand, något som inte alls stämmer. Huvudsaken är att rätt sak sitter på rätt plats, och att man arbetar på det sätt som är bäst, både ergonomiskt, kvalitets- och produktivitetsperspektiv. Alltså bäst fram tills vi kommit på något bättre.

Arbetar man inte efter standardiserade instruktioner riskerar man att få lika många arbetssätt som mängden arbetare, något som leder till variation och att det blir svårare att lokalisera kvalitetsavvikelser.

Utgår vi från min arbetsplats har vi exakt dessa problem. Inte nödvändigtvis att någon gör fel, men att arbetsprestationen varierar, ofta på grund av att alla arbetar olika. Vi utgår från det arbetssätt som vi en gång har blivit lärda, men var och en hittar sina små knep för att höja produktiviteten för ett visst arbetsmoment. Ofta förändras ens arbetssätt enbart om man arbetar tillsammans med någon annan och då får möjlighet att se hur denne arbetar.

Genom att standardisera repetitiva arbetsuppgifter kan vi öka både kvalitet och produktivitet genom att minska variation därför att alla arbetar på ett och samma sätt.

Enklare att be om förlåtelse än att få tillåtelse

5s verktyg kaizen foam
Foto: Tasma3197 / CC BY-SA 3.0

För ett par månader sedan beskrev jag hur jag genom att skapa listor i Excel lyckats skapa en bättre struktur för att hålla koll på vilka produkter som står i ett visst rum i produktionen på min arbetsplats. Som jag skrev då var jag tveksam till om mina kollegor skulle uppskatta försöket, men hittills har det mestadels fungerat bra.

För ett par dagar sedan fick jag ett ryck, och på eget bevåg valde jag, beväpnad med tejprullar och en label maker, att märka upp 12 stycken fack på fyra olika hyllor i det nu färdigrenoverade rummet. Med hjälp av label makern märkte jag upp alla 12 platserna med siffor, vilka antecknas i en kolumn på tidigare nämnd lista, något som gör att vi enkelt kan lokalisera vilka produkter vi kan använda, och på vilken hylla dom står.

Anledningen till mitt engagemang beror mestadels på en frustration, att minst fyra gånger per dag behöver leta efter det man behöver. Nu får man enkelt en överblick och dessutom kan man visuellt särskilja olika produktkategorier i och med att hyllorna har fått olika färgkodning som motsvarar standarden för dom olika produkternas artikelnummer.

Totalt spenderade jag omkring 20-30 minuter på att märka upp dom olika hyllorna, i praktiken märkte jag upp totalt sju olika hyllor på olika sidor i rummet, men valde att lägga mer fokus på den mer frekventa produktionen, jag gjorde det trots allt på eget bevåg på vinst och förlust. Det är enklare att be om förlåtelse än att få tillåtelse. Givetvis är jag beredd att ompröva systemet, men finner det vara relativt simpelt vilket gör att man enkelt får en överblick.

För mig är struktur oerhört viktigt, visserligen klarar jag av att arbeta i kaos, men under en längre period behöver jag veta var saker finns, vad som skall göras och hur det skall genomföras. Arbetar jag utifrån mitt eget huvud är organiserat kaos inget problem, men eftersom vi är flera personer som arbetar tillsammans är ett standardiserat sätt att hantera produktionen att föredra, dessutom minimerar man riskerna för att eventuella problem och onödiga frågeställningar kommer uppstå. Rätt sak på rätt plats är alltså en förutsättning.

Fel att anpassa arbetet efter systemet?

Kontorslandskap
Foto: mark sebastian / CC BY-SA 2.0

Det är fortfarande vanligt att man som organisation tvingas anpassa sig efter system, istället för att systemen anpassas efter verksamheten. Även om många företag fortfarande har förlegade IT-system så behöver det inte nödvändigtvis vara så, det kan lika gärna vara så att man inte lyckats anpassa det till medarbetarna som arbetar i verksamheten. Antingen på grund av påstådd tidsbrist, eller brist på kompetens och att ansvarig inte har tillräckligt bra kommunikation med dom som arbetar i systemet.

Enligt en undersökning av fackförbundet Unionen uppskattas arbetstidsförlusterna på grund av IT-strul uppgå till 30 minuter per dag till en kostnad av 14,5 miljarder kronor. Vi kan alltså konstatera att det är oerhört viktigt att arbeta tillsammans med systemanvändarna vid införandet av en ny mjukvara, samt att kontinuerligt lyssna på medarbetarnas förslag om förbättringar.

Som jag tidigare skrivit är det en administrativ mardröm, vi har på min arbetsplats alternativ i en rullmeny som absolut inte får användas. Varför finns dom då där över huvud taget? Dom tar bara upp plats och gör det svårare att navigera.

Men det är inte enbart IT-systemen man bör anpassa efter arbetsuppgifternas behov, utan också arbetsredskapen i övrigt. Jag anser att det är viktigt att ha en dialog vid införandet av nya arbetsrutiner och verktyg och motivera vad dom skall användas till, varför dom behövs och hur dom underlättar arbetet samt hur dom skall användas.

Min arbetsplats är mitt uppe i en produktionsförändring, inte produkterna utan mer arbetsupplägget. Projektet har blivit försenat drygt ett år men håller nu på att genomföras. Problemet är bara att man valt att köpa in saker just vid den tidpunkten, men utan att ha en klar bild över hur dom skall passa in i produktionen. Vi har kommit på att en transportbana som köpts in borde ha varit hälften så lång, om den nu över huvud taget behövs, men måste nu anpassa oss efter hur den ser ut, istället för att anpassa den efter en färdig plan. Det återstår att se hur slutresultatet blir.

Som läsare, oavsett om du arbetar på en ledande befattning eller som en vanlig knegare, bör du ta med dig att det är viktigt att först ha en plan, diskutera om det faktiskt är värt att gå vidare med den, om den kommer att tillföra något och avlasta arbetet, och därefter börja fatta beslut utifrån dom förslag som framkommit. Alltså inte köpa in något och därefter ställa frågan ”hur fan skall jag få in den här i mitt dagliga arbete?”

När sekunder blir till timmar

Köstopp slöserier
Visualisering av köstopp

Att transportera material och produkter oftare och längre sträckor än vad som är nödvändigt är ett slöseri av resurser som inte tillför något värde till kunden. På min arbetsplats har vi en maskin som alla produkter inom ett visst sortiment skall gå igenom. För en tid sedan upptäckte vi, efter en förändring, att genomloppstiden blivit allt längre, något som givetvis påverkade produktionsmålen negativt.

Under föregående vecka kom en programmerare, automationstekniker är nog det korrekta namnet, ut och såg över maskinen och möjliggjorde ett köstopp så att om tiden mellan dom två första stationerna skiljer sig så kan produkten vänta utanför nästa station tills cykeln är klar. Om maskinen inte går i otakt, alltså helt felfritt, så transporteras produkten mellan dom två stationerna ungefär samtidigt. Jag frågade om det inte vore bättre att förskjuta testet vid första cykeln, istället för att man nu har möjlighet att själv påverka produktens flöde genom maskinen eftersom jag trodde det skulle snabba upp tiden, men jag fick tyvärr ingen förståelse för det.

Eftersom jag sedan en tid tillbaka har en klocka med tidtagarur kunde jag mäta tiden det tog att transportera produkten mellan dom två första stationerna. Transporttiden var cirka 8 sekunder mellan cyklerna. Med hjälp av dom fyra grundläggande räknesätten kunde jag räkna ut att transporttiden blir omkring 2,5 – 3 timmar per dag, eller upp till 15 timmar per vecka. Då har jag enbart tittat på tiden mellan dom två första stationerna i maskinen, det finns sammanlagt fem stycken. Några sekunder hit och dit spelar väl ingen roll, men som exemplet ovan visar blir det under en arbetsmånad blir drygt 68 timmar i enbart väntetid.

Transporttiden på åtta sekunder ger alltså upphov till ett annat slöseri, väntan. Stationen måste vänta minst åtta sekunder innan cykeln kan initieras. Vi har alltså två slöserier som enbart existerar på grund av att det tar för lång tid att transportera produkten. När vi nu är medvetna om slöseriet har vi två val. Antingen flyttar vi stationerna närmre varandra, eller så ökar vi hastigheten på, i detta fall, transportbanan.

Men köstoppet jag skrev om tidigare då? Ja, sedan förra veckan finns det möjlighet att köra in transporttiden så att produkten transporteras under den pågående cykeltiden för den andra stationen. I dagsläget kräver det manuell påverkan, att man helt enkelt stoppar produkten till att nästkommande produkt har gått igenom den första stationens produktionscykel varpå man släpper stoppet och produkterna går in i stationen, eller väntar bakom. Transportsträckan minskar inte, men väntetiden för den andra stationen minskar drastiskt.

Enligt mina beräkningar halverades nästan väntetiden när transporten skedde under cykeltiden för den andra stationen. Det betyder att man kan spara upp till 1,5 timme per dag. Givetvis bör frågan utredas vidare, framför allt av någon som är ansvarig för underhåll av maskinen, men det är en bit på väg.

En ytterligare fråga jag ställer mig är varför man lagt dom mer tidskrävande operationerna först i maskinens flöde, istället för mot slutet. Givetvis kan det vara så att dom behöver vara före, men ur ett produktionstekniskt perspektiv bör man lägga dom mer tidskrävande arbetsmomenten längst ned i produktionsflödet, och helst av allt dela upp på fler stationer.

Nu kanske ni undrar varför man bör lägga mer tidskrävande uppgifter senare i flödet? Jo, därför att man då får en flexibilitet har möjlighet att just köra in eventuella transportsträckor, som i det här fallet. I en perfekt värld finns det givetvis inga flaskhalsar och alla operationer tar exakt lika lång tid. Men än så länge är världen inte perfekt, och väldigt få svenska företag har idag ens börjat kolla på detta.

Generationsskifte riskerar slå ut företag

Svensk skola
Foto: Eric Seb. Gustafsson / CC BY-SA

Svenska industriföretag står inför ett generationsskifte, ett skifte som redan påbörjats och där mängden kommande pensionärer inte kan ersättas med yngre personer på grund av kompetensbrist. Företagen försöker rekrytera personer som inte finns och tar hjälp av Arbetsförmedlingen och olika rekryteringsbolag, men har alltså svårt att finna viss kompetens.

I Sveriges Radio P4 Sjuhärad gör näringslivscheferna för Vårgårda och Herrljunga reklam för Facebook-gruppen Industrijobb i väst, vilken dom tror skall nå en bredare skara arbetssökande personer. Johanna Heleander, näringslivschef i Vårgårda säger till lokalradion att ”Vi tror att om ungdomarna ser det på facebook förstår de att jobben är attraktiva.” Samtidigt säger många att tonåringar överger Facebook för andra sociala medier som Instagram och Snapchat.

Att använda sociala medier för rekrytering tror jag är ett bra sätt att finna dom personer som använder sig av den digitala världen, men då är det viktigt att man är aktiv på dom plattformar där målgruppen faktiskt befinner sig och är aktiv. Många unga personer tittar väldigt mycket på YouTube, och jag tror att det är något man bör arbeta vidare med genom samarbeten och reklam. På Webbdagarna Stockholm 2016 pratar Vigor Sörman, grundare av nätverket Splay Networks, pratade just om hur sådana samarbeten sett ut för Splays samarbetspartners, och nämnde bland andra Clara Henry.

Samtidigt tror jag det är viktigt att företag själva aktivt måste anpassa sig och försöka att själva knyta kompetens till sig. Man bör använda sig av just sociala medier, spela in YouTube-filmer med anställda på olika positioner och visa vad företaget arbetar med, och vilka arbetsredskap och verktyg man använder. På Twitter är det viktigt att ha en tvåvägskommunikation och leta upp personer som har frågeställningar som rör yrket och kanske skall göra ett karriärval efter grundskolan. Att fånga upp unga och skapa en relation med dom på ett tidigt stadium är otroligt viktigt. Oavsett om man är ett tillverkande företag, eller arbetar med spelutveckling.

Fler företag bör också engagera sig aktivt i tonåringarnas skolgång, exempelvis genom att samarbeta med skolor och erbjuda guidade rundvisningar och praktik. Vissa skolor har redan idag täta kontakter med företag som erbjuder praktikplatser för just den skolans elever. Att bygga upp en sådan relation från grunden kan vara svårt, framför allt om det är små mekaniska verkstäder där en praktikant tar upp mycket tid och resurser i anspråk.

Företag som passivt kontaktar Arbetsförmedlingen efter personer med viss kompetens inom yrken som allt färre utbildar sig till kommer att bli varse om hur kompetensbristen på sikt riskerar företagets marknadsandel. Samtidigt har vi en hög arbetslöshet i landet. Att lära sig jobbet på jobbet kanske inte är en så dålig idé i alla fall? Kanske en utbildning i svenska där läraren kommer ut på arbetsplatsen?

Inget köp utan produktbilder

Kamera Produktbilder
Foto: Pixabay.com

Som kund är det idag viktigt att kunna jämföra produkter utan att behöva åka till en butik och fysiskt klämma och känna. Många av mina inköpsbeslut baseras på användarrecensioner, produktbilder, funktion och pris. Problemet är att många återförsäljare, och leverantörer, fortfarande använder få och undermåliga produktbilder och sällan något videomaterial.

Om jag som exempel vill inhandla ett par nya hörlurar så beger jag mig till forum för ljud- och hemelektronik, därefter till YouTube där jag vill höra köparens åsikter och även en soundcheck om det finns möjlighet. Till sist besöker jag troligtvis en prisjämförelsesajt och återförsäljarnas webbplatser, dom stora teknikvaruhusen, innan jag beslutar mig för ett köp, antingen via hemleverans eller i fysisk butik.

Jag skulle önska att fler tillverkare, och återförsäljare, skapar egna videoklipp där dom går igenom produkten, vilka funktioner den har och hur den faktiskt fungerar. Om det idag finns videoklipp är dom ofta korta och producerade i syfte för traditionell marknadsföring, TV-reklam. Om återförsäljaren länkat till videoklippet från sin produktsida är den troligtvis långt ned och undangömd.

Vi pratar ofta om att en bild säger mer än tusen ord, men när produkten fotograferats på håll och från en konstig vinkel, och det enbart finns en produktbild, då säger bilden mycket lite om produkten. För produkter där man ännu inte har en videorecension bör man ha flera, bra, produktbilder. Om tillverkaren inte har bra bilder, då ligger det i återförsäljarens intresse att ge en så rättvis bild av produkten som möjligt.

Kundrecensioner på YouTube är givetvis inget negativt, om dom genomförs på ett bra sätt med kamerastativ, men bör vara ett komplement till produktbilder och produktvideo från tillverkare och återförsäljare. Jag väljer hellre en återförsäljare med bra produktbilder och recensioner än någon annan. Framför allt om jag tidigare haft en bra köpupplevelse och om prisnivån inte skiljer sig markant.