Att arbeta utan arbetsinstruktioner

Elementblad Operator Instruction Sheet
Operator Instruction Sheet (OIS)

Arbetsinstruktioner är viktiga för att kunna säkerställa att arbetet utförs på ett korrekt sätt och håller hög kvalitet. Men det är inte enbart den som vanligtvis utför arbetsuppgiften som har nytta av att det finns uppdaterade instruktioner, utan även den som inte har som uppgift att utföra arbetet. Då kan det handla om kvalitetsansvariga, kvalitetsrevisorer eller kunder som vill säkerställa att arbetet utförs på ett korrekt sätt.

Tyvärr har jag inte alltid haft tillgång till arbetsinstruktioner. Antingen har det inte funnits några, eller så har arbetssättet utvecklats snabbare än instruktionen för hur arbetet skall utföras. Detta skapar problem. Inte enbart för den som är ny, eller för den som vill förvissa sig om att arbetet utförs på ett korrekt sätt, utan även för den som av olika anledningar behöver dokumentera produktionsprocessen.

Senast förra veckan fick jag frågor hur jag arbetar, och att svara på rak arm leder oftast till att man glömmer någon potentiellt viktig detalj, eller utelämnar den av olika anledningar. Det är alltid lika frustrerande när man tvingas repetera och i detalj försöka beskriva arbetssättet, inte sällan samtidigt som man försöker utföra det, eller någon annan arbetsuppgift, efter bästa förmåga.

Vi har påbörjat ett arbete på min arbetsplats med att försöka uppdatera och samtidigt förenkla monteringsinstruktionerna. Istället för långa noveller skall momenten skrivas ned i punktform med vad, hur och varför arbetet utförs. Eftersom det är ett nytt format, och tidigare instruktioner helt, eller delvis, är utdaterade, är det ett tidskrävande arbete som först kräver att man går ut i produktion och försöker beskriva arbetet, och sedan renskriver och formulerar om instruktionerna vid en dator.

Det är svårt att säga om detta upplägg är det mest effektiva, men eftersom vi inte har tidigare erfarenhet av instruktionsmallarna så är det den bästa lösningen vi i dagsläget har kommit på. Arbetsinstruktionerna utgår från mallar skrivna i Microsoft Excel och liknande instruktioner används av bland andra Volvo Personvagnar.

När alla instruktioner är uppdaterade, vilket troligtvis inte kommer att ske under 2016, blir det avsevärt mycket lättare, åtminstone i teorin, att hålla dokumenten levande och tanken är att texten skall uppdateras så fort ett nytt arbetsmoment tillkommer, eller tas bort. Förhoppningsvis bör produktionspersonal också kvittera att dom tagit del av informationen vid varje förändring. Men det är en senare fråga.

Så om vi återgår till frågan hur vi arbetar så kan vi med uppdaterade arbetsinstruktioner enkelt förklara det för alla funktioner inom företaget, men också för externa personer som av olika anledningar kräver att få veta våra arbetsmetoder. Det är avsevärt mycket enklare att sända över en PDF-fil, än att varje gång skriva en ny illa skriven instruktion som bygger på hörsägen.

Har ni några råd kring hur man arbetar med att ta fram nya instruktioner? Har du missat det tidigare inlägget om elementblad så kan du läsa det här. Skriv gärna en kommentar, eller skicka e-post, med förslag på ämnen eller vad du tycker är bra, och dåligt, med blogginläggen.

Bristande kommunikation leder till fel

Trafikljus rödljus
Foto: Trafikljus

Bristande kommunikation och information kan få stora konsekvenser som oklara förväntningar, missförstånd som leder till fel samt en ökad risk för irritation och oro. Vikten av en tydlig och rak kommunikation, transparens och enkel och lättillgänglig information kan alltså inte understrykas nog.

Både privat, under min tidigare skolgång samt i mitt yrkesliv har jag stött på ovanstående situationer. Det kan handla om oklara förväntningar inför en skolkurs, information som inte kommit fram till alla, eller inte varit tillräckligt informativ och tydlig. Om man fysiskt och direkt lämnar information, exempelvis under en lektion eller ett möte, är det enkelt för den som ger information att få bekräftelse på att alla förstått informationen, det är bara att fråga. Givetvis är det inte alla som öppet vågar ställa en fråga, eftersom dom tror att alla andra förstår och känner sig dumma, och det är något som vi alla måste bli bättre på. Men man har i alla fall möjligheten.

Skriftlig information som distribueras på anslagstavlor, via e-post, som nyhetsbrev eller flygblad kan ibland vara öppen för tolkningar och innehålla vissa bristfälliga formuleringar som kan vara självklara för avsändaren, men svårbegripliga för mottagaren. Beroende på hur texten distribuerats kan det vara svårt att ställa frågor och lämna feedback, men man måste komma över tröskeln, annars kan det generera en snöbollseffekt. Om avsändaren inte får någon feedback så förtydligas inte informationen, dessutom vet inte personen vad som kan förbättras.

Om det däremot helt saknas skriftlig information, och informationsskyltar där den kan placeras, och helt förlitar sig på muntlig kommunikation riskerar man att det uppstår fel och att budskapet degenereras på samma sätt som viskleken man lekte som barn.

Genom skriftliga arbetsinstruktioner, uppmärkning av lagerplatser och arbetsområden, samt tydlig och lättillgänglig information, både på intranät och vid informationstavlor eller arbetsstationer, med information så som arbetsrutiner, företagspolicy, ansvarsfördelning och förändringar. Håll alltid en genomgång när dom införs och uppdateras, då kan alla ställa frågor och oklarheter benas ut.

Arbetsinstruktioner är en garant för kvalitet

Elementblad Operator Instruction Sheet
Bild på ett elementblad

Att ha uppdaterade arbetsinstruktioner är viktigt. Både för att kunna lära upp nya och oerfarna medarbetare, men också för att vi som är mer erfarna skall ha en grund att falla tillbaka på om vi är osäkra. Instruktioner kan vara utformade på flera sätt, både i skriftlig, men också i rörlig form.

Att skriva arbetsinstruktioner kräver kännedom om nuvarande arbetssätt, men också förståelse hur man utformar en instruktion så att andra förstår den. Att i punktform skriva upp en textbaserad instruktion utan att infoga bilder där det skulle behövas är alltså en dålig form av instruktion och bör undvikas. Man bör också undvika att skriva noveller. Inte för att dom nödvändigtvis är dåliga, men dom kan vara svåra att uppdateras och eftersom en instruktion är ett levande dokument bör man enkelt kunna uppdatera det utan svårighet.

I dag har många företag i tillverkningsindustrin gått över till ett mer lätthanterligt system. Scania och Volvo Cars monteringsbeskrivningar är skrivna i Excel, det borde finnas någon mer anpassad lösning, och beskriver vad som skall göras, hur det skall utföras och varför det görs. På Scania kallas elementbladen för positionsstandard, medan Volvo Cars delat upp arbetsbeskrivningarna i Operator Instruction Sheet och Work Element Sheet. Utöver rena monteringsinstruktioner skriver man även ut information om skyddsutrustning, tidsåtgången för det aktuella momentet och om aktiviteten är värdeskapande för kunden.

Uppdaterade arbetsbeskrivningar ger alltså möjlighet till ständiga förbättringar och ett standardiserat arbetssätt som är mätbart och kvalitetssäkrande.

Nya stationsbeskrivningar gav upphov till frågan som hur man enkelt kan visualisera själva arbetsflödet på den aktuella stationen och hur man på ett tydligt sätt konkretiserar vad som måste göras när man lämnar arbetsstationen för dagen. Förberedande arbete inför morgondagen och daglig städning. Jag har någon form av instruktion med bilder i åtanke där man också kan beskriva arbetsstationens syfte och bemanning. Men frågan återstår att lösa.

Hur arbetar ni på er arbetsplats, har ni detaljerade arbetsinstruktioner och arbetar på ett standardiserat arbetssätt eller arbetar du efter eget tycke och smak? Har du ett stalltips på hur man utformar en bra arbetsstation? Skriv gärna en kommentar och berätta.