Enklare att be om förlåtelse än att få tillåtelse

5s verktyg kaizen foam
Foto: Tasma3197 / CC BY-SA 3.0

För ett par månader sedan beskrev jag hur jag genom att skapa listor i Excel lyckats skapa en bättre struktur för att hålla koll på vilka produkter som står i ett visst rum i produktionen på min arbetsplats. Som jag skrev då var jag tveksam till om mina kollegor skulle uppskatta försöket, men hittills har det mestadels fungerat bra.

För ett par dagar sedan fick jag ett ryck, och på eget bevåg valde jag, beväpnad med tejprullar och en label maker, att märka upp 12 stycken fack på fyra olika hyllor i det nu färdigrenoverade rummet. Med hjälp av label makern märkte jag upp alla 12 platserna med siffor, vilka antecknas i en kolumn på tidigare nämnd lista, något som gör att vi enkelt kan lokalisera vilka produkter vi kan använda, och på vilken hylla dom står.

Anledningen till mitt engagemang beror mestadels på en frustration, att minst fyra gånger per dag behöver leta efter det man behöver. Nu får man enkelt en överblick och dessutom kan man visuellt särskilja olika produktkategorier i och med att hyllorna har fått olika färgkodning som motsvarar standarden för dom olika produkternas artikelnummer.

Totalt spenderade jag omkring 20-30 minuter på att märka upp dom olika hyllorna, i praktiken märkte jag upp totalt sju olika hyllor på olika sidor i rummet, men valde att lägga mer fokus på den mer frekventa produktionen, jag gjorde det trots allt på eget bevåg på vinst och förlust. Det är enklare att be om förlåtelse än att få tillåtelse. Givetvis är jag beredd att ompröva systemet, men finner det vara relativt simpelt vilket gör att man enkelt får en överblick.

För mig är struktur oerhört viktigt, visserligen klarar jag av att arbeta i kaos, men under en längre period behöver jag veta var saker finns, vad som skall göras och hur det skall genomföras. Arbetar jag utifrån mitt eget huvud är organiserat kaos inget problem, men eftersom vi är flera personer som arbetar tillsammans är ett standardiserat sätt att hantera produktionen att föredra, dessutom minimerar man riskerna för att eventuella problem och onödiga frågeställningar kommer uppstå. Rätt sak på rätt plats är alltså en förutsättning.

Skapa ordning ur kaos med FIFO

Bild på Produktion industri industrilokal
Foto: Pixabay.com

Ett par av produkterna vi tillverkar på min arbetsplats kräver att man låter produkten vila i en eller ett par dagar i ett speciellt rum. När man sedan skall fortsätta arbeta med produkten måste man först kontrollera hur länge den har stått i rummet, och välja den som har stått där längst. Vanligtvis sker detta genom att vi har ett visst antal artiklar, separerade på olika hyllor, och sedan måste kolla datum på varje tillverkningsorder. Det är en omständlig process, och förutom att man måste kontrollera allt i rummet så måste man ta fram varje order en och en eftersom dom alla är skymda av hyllplanen. Några av oss som arbetar i produktionen har funderat på olika sätt för att underlätta processen. Ett är att sätta varje order längst fram, men tejp eller en pappersklämma, så det är enkelt att se dom.

I slutet av förra veckan, på grund av en renovering, flyttade vi allt till ett annat utrymme. Problemet var bara att allt ställdes huller om buller, och förutom att, som tidigare, allt ställts där det fanns plats, stod olika artiklar på samma hylla. Därför började jag med att skapa en enkel lista med hjälp av Excel, där jag antecknade datum, tid och produktens löpnummer. Jag upprepade processen för alla artiklar, och skrev ut och satte upp listorna på utsidan dörren. Min tanke är att när man ställer in produkter i rummet skriver man upp det på respektive lista, och när man tar ut en produkt stryker man den raden. Jag tycker det verkar vara ett bra och enkelt system. Frågan är om mina kollegor kommer att arbeta efter den principen, och förstår hur det fungerar, eller struntar i det.

Även om det nuvarande förvaringsutrymmet endast är temporärt borde man skapat någon form av struktur där man märkt upp respektive hylla. Men det är min förhoppning att man kommer att skapa en mer strukturerade lösning, gärna bättre än den tidigare, när man väl har en definitiv förvaringsplats för produkterna. Som ni förstår är detta ett klassiskt FIFO-system, men på grund av att man behövt leta efter rätt produkt att arbeta med så har det funnits, och fortfarande finns det, många slöserier att eliminera.

FIFO – First In First Out

Fifo flöde pallställ
Foto: GiaBao16 / CC BY-SA 3.0

På min arbetsplats försöker jag förklara fördelarna med att implementera FIFO i lagerhanteringen. På svenska översätts First in first out till först in först ut. Det finns flera fördelar med ett sådant system. Tar vi ditt skafferi och kylskåp som exempel kan vi ställa den förpackning med längst bäst före-datum längst bak. Då vet vi att mjölken kommer att ta slut innan utgångsdatum eftersom den produkt, i detta fall mjölken, med kortast tid alltid står längst fram.

Förutom att säkerställa att vi förbrukar och producerar saker i rätt ordning är det ett utmärkt sätt att upptäcka eventuella kvalitetsproblem. På min arbetsplats är kvalitet och spårbarhet otroligt viktigt. Mitt förslag är därför att man tar dom lagerhållna produkterna i rätt ordning. Då vet man att spårbarheten både för eventuell bearbetning och eventuella problem enklare kan upptäckas tidigt. Precis som med ett enstycksflöde i en produktionslina. Argumentet emot mitt förslag är att mina kollegor kommer att gå på rutin, istället för att kontrollera att artikel och spårbarhetsnummer stämmer överens med ordern. Ett skitkasst motargument på ren svenska.

Istället för att bråka kan jag ta upp mitt förslag vid en eventuell avvikelse. Antingen på grund av kvalitetsproblem, eller felaktig hantering av komponenter. Givetvis hoppas jag att mina kollegor har koll på hanteringen, och att eventuella kvalitetsproblem upptäcks vid mottagning, eventuell bearbetning, eller i ett så tidigt stadium som möjligt.

På min tidigare arbetsplats inom fordonsindustrin var FIFO-rack med vinklade rullister på vagnar och i pallställ en självklarhet. Materialet kommer fram med hjälp av gravitationskraften. Materialhanteraren från logistikavdelningen fyllde på plastbackar och kartonger bakifrån och montörerna plockade materialet framme vid monteringsbandet. När plastbacken var tom la montören den på en annan nivå i materialstället som en kanban-signal till materialhanteraren att lagerplatsen behövde påfyllning.

FIFO är alltså otroligt viktigt för att kunna säkerställa en hög kvalitet i produktion och på lagret. Har du erfarenhet av detta, eller har synpunkter eller kanske vill börja använda dig av ett bra system för lagerhanteringen? Skriv en kommentar i sociala medier eller här nedanför.