Fem problem och lösningar på Arbetsförmedlingen

Arbetsförmedlingen Partille
Foto: Albin Olsson / CC BY-SA 3.0

Arbetsförmedlingen är en av dom mest kritiserade myndigheterna i Sverige och brukar hamna längst ned i undersökningarna med frågan vilken myndighet man har störst förtroende för. När jag för ett par år sedan blev friställd tvingades jag åter ta kontakt med myndigheten för att skriva in mig som arbetssökande.

Mina tidigare intryck av Arbetsförmedlingen var otroligt negativa och som arbetssökande upplevde jag att mitt ärende slussades runt mellan olika handläggare, och när man väl behövde kontakta den som just då var ansvarig för mitt ärende var denne på semester. Jag kan beskrivas som en lösningsfokuserad analyserande person, och med en tids utbildning och arbetserfarenhet av Lean Production började jag genast att identifiera problem och räkna ut vad som behövde förbättras.

Min upplevelse på Arbetsförmedlingen

Väl på Arbetsförmedlingen skulle jag ta en kölapp, precis som personerna före mig så tryckte jag på fel knapp och tvingades lägga ytterligare ett nummer ovanpå automaten för att sedan ta en ny kölapp. Efter ett par minuter hade jag identifierat mig, lagt fram mitt ärende i receptionen och mitt namn skrivits på en lapp och lagts längst ned i högen med andra lappar. Nu satt jag och väntade på att den enda handläggaren som arbetade med inskrivning skulle ropa upp mitt namn. Men det tog tid.

Efter att ha tagit plats framför skrivbordet ombads jag att berätta om min tid innan arbetslösheten. Jag märkte snabbt att handläggaren inte var intresserad, eller förstod och mina tidigare erfarenheter av deras inmatningar i systemen gjorde att jag plockade fram mitt väl uppdaterade CV ur ryggsäcken. Han muttrade något och började ändra och mata in uppgifterna samtidigt som jag förklarade vad som stod på pappret.

När handläggaren hade skrivit in mig, kopierat och klistrat in mellan olika it-system för att skapa en individuell handlingsplan, förklarade han den snabbt för mig och jag fick äntligen lämna Arbetsförmedlingen efter en timma.

Lyckligtvis behövde jag inte vara arbetssökande länge, utan blev uppringd av ett företag som hade hittat mig i Arbetsförmedlingens databas, utan att jag hade sökt jobbet, eller hört talas om företaget tidigare.

Förslag på vad som borde ha gjorts

Många personer, både före och efter mig, hade precis som jag valt fel alternativ i kösystemet och många papperslappar hade lagts åt sidan. Därför är det viktigt att alltid tydligt märka upp alla alternativ som finns. När jag registrerat mig i receptionen finns ett fungerande, om än primitivt, system där mitt namn lades i en hög med andra namn. Man bör överväga eventuella fördelar med att köpa in ett kompletterande kösystemet, som Telias butiker har, där handläggaren kan läsa upp nästa kund/arbetssökande direkt från sin tjänstetelefon.

Direkt när den arbetssökande kommer in på kontoret ska handläggaren fråga om jag har en uppdaterad profil på Platsbanken, som ska kunna gå att kopiera, eller har om man har tagit med sig en uppdaterad meritförteckning. Det blir avsevärt mycket enklare att mata in uppgifterna i IT-systemet, som idag är otroligt krångligt och inte användarvänligt, om man har skriftlig information redan från start.

Vilka av leans 7+1 slöserier kan du hitta på Arbetsförmedlingen?

Överproduktion, lager, omarbete, transporter, outnyttjad kreativitet, överarbete, rörelse och/eller väntan?

Problemlösning: Hörlurstrassel

Hörlurar HörlurstrasselVi har alla sett det, och själva haft det problemet. Hur vi än försöker så har hörlurarna trasslat ihop sig när de ska användas. Varje gång jag åker i kollektivtrafiken eller ser hur mina kollegor kämpar för att räta ut sladden tänker jag på hur lätt det faktiskt är att åtgärda problemet. När jag lärde mig om djävulshornstekniken så förändrades allt. Nu behöver jag inte längre kämpa, utan kan enkelt lossa lindningen av lurarna.

Givetvis finns det flera sätt att attackera problemet, den variant av ”djävulshornstekniken” som jag använder är bara en av ett flertal lösningar. Du kan använda dig av en pappersklämma, ett gammalt plastkort eller snurra hörlurssladden runt din enhet. Några av lösningarna skapar däremot nya problem, något man också måste överväga om man skall implementera en lösning. Alla måste kunna få vara med och dela sina åsikter och synpunkter.

Vi, åtminstone jag, stör oss dagligen på saker. Det kan vara både arbetsrelaterat och privat. För en arbetsgivare är det viktigt att ha verktyg för att kunna fånga upp vad många kan uppleva vara en störning, framför allt om en eller flera har förslag på hur man kan förbättra nuvarande arbetssätt, process och så vidare. Outnyttjad kreativitet är ett av åtta slöserier.

Djävulshornstekniken för hörlurar

  1. Håll båda lurarna mellan långfinger och ringfinger
  2. Dra tillbaka de två fingrarna och forma handen till ett djävulshorn
  3. Vira hörlurssladden i åttor runt pekfingret och lillfingret
  4. Ta loss ”åttan” med den andra handen och knip sedan runt mitten
  5. Vira resterande del av sladden runt mitten av åttan
  6. För ut en änden med kontakten genom ena loopen/öglan

Digitalisering lösning på lärarnas problem?

Svensk skola
Foto: Eric Seb. Gustafsson / CC BY-SA

Regeringen har givit Skolverket i uppdrag att ta fram och genomföra nationella skolutvecklingsprogram som ska bestå av olika former av kompetensutvecklings- och stödinsatser. Bland annat vill man minska administrationen för lärare och rektorer och önskar förslag om hur arbetsprocesser kan göras mer effektiva inom skolan. Man vill också att det görs insatser för att höja den digitala kompetensen bland landets lärare för att underlätta undervisning samt, som tidigare nämnts, få en effektivare administration.

Miljöpartiets språkrör, utbildningsminister Gustav Fridolin medverkade i tidningen Dagens Nyheter med anledning av presentationen av uppdraget. Till tidningen säger han bland annat följande:

”En sak som stjäl mycket tid är datasystem som inte fungerar. Här ska man kunna få stöd i att lägga upp arbetsmetoder för att ge lärare och rektorer mer tid till sitt huvuduppdrag.”

I alla organisationer är det vanligt att den som hanterar olika programvaror, framför allt databasprogram för informationshantering, kommer i kontakt med ett krångligt och ibland fullständigt trasigt system sett från ett användarperspektiv. Givetvis är det något man kan underlätta genom utbildning samt bra och lättöverskådliga lathundar. Dock löser det inte grundproblemet, framför allt inte om man tvingas använda sig av flera olika system som pratar två helt olika språk.

Vi kan ta ett exempel från min egen skolgång. Vid lektionens början genomförde läraren en närvarorapportering där denne antecknade i en mer eller mindre korrekt klasslista vilka elever som var närvarande. Någon gång efter att lektionen avslutats rapporterade läraren in elevernas närvaro och eventuell frånvaro. Eftersom jag inte är lärare eller vistas i skolmiljön längre är det svårt för mig att veta hur närvarorapportering går till idag, men det är svårt att tänka sig att den har förändrats mycket dom senaste åren.

Idag borde lärare använda sig av en surfplatta där denne genom en enkel applikation kan kommunicera direkt med skolans system för frånvarorapportering. Då slipper läraren det extra steget att först notera frånvaron på ett papper för att sedan föra in det i datasystemet. En sak mindre att både tänka på och administrera.

Även om många skolor idag väljer att dela ut surfplattor eller bärbara datorer till eleverna, på gått och ont, är det troligtvis fortfarande vanligt att läraren inför dagens lektion valt att kopiera upp ett eller flera pappershäften till varje elev. Papper som många av eleverna troligtvis kommer att ha tappat bort innan nästa lektion. Läraren får då kopiera ytterligare en uppsättning av texten vilket tar mycket tid i anspråk eftersom det förekommer i varje klass.

Alla skolor borde idag ha investerat i någon form av lärplattform, ett intranät där eleven enkelt kan komma åt det material som behövs för respektive ämne och lektion. Lärare borde också överväga att spela in undervisningsmaterial, med fördel utan eleverna, för att den som missat en lektion eller är i behov av extra repetition kan få möjlighet att se på lektionen flera gånger.

Saknar skolan en lärplattform kan läraren med fördel själv skapa en webbplats för sina lektioner. Ett bra och gratis verktyg, för den som saknar kunskap i webbutveckling, som många använder är Google sites där man enkelt kan skapa en sida och länka både till både word-filer, bilder och videoklipp. Det finns redan idag många skolor som arbetar helt eller delvis på det viset och det vore bra om dom spred vidare sina erfarenheter inom området.

Jag är som sagt var inte lärare och har slutfört både grund- och gymnasieskola. Utvecklingen av den svenska skolan bör ske på en nivå i samråd med elever, lärare och övrig skolpersonal tillsammans med skolledning och kommunens utbildningsförvaltning. Skolverket kan sätta en nationell standard, politikerna i riksdagshuset kan stifta nya lagar och den lokala kommunledningen rösta igenom en ny budget men dom har en väldigt distanserad bild av den svenska skolan och ska därför inte ägna sig åt detaljstyrning.

Du som är lärare vilka utmaningar kämpar du med i ditt dagliga arbete, vad är det som inte fungerar och vilka förbättringar har ni gjort dom senaste åren som givit positiva följder för lärandet. Berätta gärna om din vardag och dela med dig dina förslag om hur vi skapar en mer modern och kvalitetssäkrad skola.