Dela information mellan arbetspass

Post-it lappar
Foto: Pixabay.com

Överlämning mellan olika arbetspass och vid rotation är otroligt viktigt inom många organisationer. Inte minst inom sjuk- och äldrevård där den som kliver på sitt arbetspass blir briefad om patienter och boende. Även om det säkerligen finns förbättringsmöjligheter där så är det betydligt lättare eftersom man har personlig kontakt med sina kollegor.

Arbetar man exempelvis inom industrin på företag där man inte tre- eller fler skift kan det ibland vara svårt med överlämning. I första hand bör det vara arbets- och lagledare som har koll på dom olika arbetsstationernas status, eventuella kvalitetsproblem och leveransstörningar. Informationen bör sedan förmedlas på ett kort dagligt produktionsmöte med avdelningen. Det är ett bra sätt, men givetvis inte idiotsäkert, och frågetecken kan uppstå.

Kritisk information bör givetvis informeras skriftligt och papper, gärna med bilder, skall hänga på respektive arbetsplats där förändringen- eller problemet finns. Arbetsbeskrivningar bör uppdateras och rutinmässigt kontrolleras av arbetstagaren. Men hur gör man med tillfällig information kollegor emellan? Jag har vant mig vid att läsa post-it-lappar, och själv skrivit många, med information för nästkommande dag. Ett sätt är att montera upp whiteboardtavlor på väggen där information som är ”bra att tänka på” förmedlas till alla som arbetar på arbetsstationen. Kanske bör man se över möjligheten att föra logg där man skriver upp resultat och eventuella problem innan hemgång.

Men alla arbetar inte inom ett praktiskt yrke, många arbetar på kontor och har samma rutinmässiga arbetsuppgifter. Givetvis skiljer det sig åt beroende på vilken tjänst man har på företaget, men det är ovanligt att ekonomiavdelningen byter arbetsuppgifter med kundtjänstavdelningen under en vecka. Som jag ser det har tjänstemän ofta olika sätt att hantera påminnelser. Det kan handla om ”kom ihåg”-lappar på skärmen, kalender med påminnelser eller att man använder sin inbox som planeringsverktyg. Frågan är vad som är bäst. Själv strävar jag efter att ha en så ren inkorg som möjligt, och försöker lägga in datum i min kalender och eventuellt skriva lappar till mig själv, men helst notifikationer som poppar upp i tid och otid. Det finns säkert också många bra lösningar som företag betalat dyrt för.

Det är tråkigt att det oftast inte finns någon standardiserad metod, och att olika anställda använder egna metoder, trots att dom alla jobbar på ett och samma företag. Visst kanske man delar med sig av en del tips, men man bör ha en bra lösning som ger bäst resultat och tar minst tid. Det gäller oavsett position i företaget.

Dela

Leave a Comment