Bristande kommunikation leder till fel

Trafikljus rödljus
Foto: Trafikljus

Bristande kommunikation och information kan få stora konsekvenser som oklara förväntningar, missförstånd som leder till fel samt en ökad risk för irritation och oro. Vikten av en tydlig och rak kommunikation, transparens och enkel och lättillgänglig information kan alltså inte understrykas nog.

Både privat, under min tidigare skolgång samt i mitt yrkesliv har jag stött på ovanstående situationer. Det kan handla om oklara förväntningar inför en skolkurs, information som inte kommit fram till alla, eller inte varit tillräckligt informativ och tydlig. Om man fysiskt och direkt lämnar information, exempelvis under en lektion eller ett möte, är det enkelt för den som ger information att få bekräftelse på att alla förstått informationen, det är bara att fråga. Givetvis är det inte alla som öppet vågar ställa en fråga, eftersom dom tror att alla andra förstår och känner sig dumma, och det är något som vi alla måste bli bättre på. Men man har i alla fall möjligheten.

Skriftlig information som distribueras på anslagstavlor, via e-post, som nyhetsbrev eller flygblad kan ibland vara öppen för tolkningar och innehålla vissa bristfälliga formuleringar som kan vara självklara för avsändaren, men svårbegripliga för mottagaren. Beroende på hur texten distribuerats kan det vara svårt att ställa frågor och lämna feedback, men man måste komma över tröskeln, annars kan det generera en snöbollseffekt. Om avsändaren inte får någon feedback så förtydligas inte informationen, dessutom vet inte personen vad som kan förbättras.

Om det däremot helt saknas skriftlig information, och informationsskyltar där den kan placeras, och helt förlitar sig på muntlig kommunikation riskerar man att det uppstår fel och att budskapet degenereras på samma sätt som viskleken man lekte som barn.

Genom skriftliga arbetsinstruktioner, uppmärkning av lagerplatser och arbetsområden, samt tydlig och lättillgänglig information, både på intranät och vid informationstavlor eller arbetsstationer, med information så som arbetsrutiner, företagspolicy, ansvarsfördelning och förändringar. Håll alltid en genomgång när dom införs och uppdateras, då kan alla ställa frågor och oklarheter benas ut.

Arbetsinstruktioner är en garant för kvalitet

Elementblad Operator Instruction Sheet
Bild på ett elementblad

Att ha uppdaterade arbetsinstruktioner är viktigt. Både för att kunna lära upp nya och oerfarna medarbetare, men också för att vi som är mer erfarna skall ha en grund att falla tillbaka på om vi är osäkra. Instruktioner kan vara utformade på flera sätt, både i skriftlig, men också i rörlig form.

Att skriva arbetsinstruktioner kräver kännedom om nuvarande arbetssätt, men också förståelse hur man utformar en instruktion så att andra förstår den. Att i punktform skriva upp en textbaserad instruktion utan att infoga bilder där det skulle behövas är alltså en dålig form av instruktion och bör undvikas. Man bör också undvika att skriva noveller. Inte för att dom nödvändigtvis är dåliga, men dom kan vara svåra att uppdateras och eftersom en instruktion är ett levande dokument bör man enkelt kunna uppdatera det utan svårighet.

I dag har många företag i tillverkningsindustrin gått över till ett mer lätthanterligt system. Scania och Volvo Cars monteringsbeskrivningar är skrivna i Excel, det borde finnas någon mer anpassad lösning, och beskriver vad som skall göras, hur det skall utföras och varför det görs. På Scania kallas elementbladen för positionsstandard, medan Volvo Cars delat upp arbetsbeskrivningarna i Operator Instruction Sheet och Work Element Sheet. Utöver rena monteringsinstruktioner skriver man även ut information om skyddsutrustning, tidsåtgången för det aktuella momentet och om aktiviteten är värdeskapande för kunden.

Uppdaterade arbetsbeskrivningar ger alltså möjlighet till ständiga förbättringar och ett standardiserat arbetssätt som är mätbart och kvalitetssäkrande.

Nya stationsbeskrivningar gav upphov till frågan som hur man enkelt kan visualisera själva arbetsflödet på den aktuella stationen och hur man på ett tydligt sätt konkretiserar vad som måste göras när man lämnar arbetsstationen för dagen. Förberedande arbete inför morgondagen och daglig städning. Jag har någon form av instruktion med bilder i åtanke där man också kan beskriva arbetsstationens syfte och bemanning. Men frågan återstår att lösa.

Hur arbetar ni på er arbetsplats, har ni detaljerade arbetsinstruktioner och arbetar på ett standardiserat arbetssätt eller arbetar du efter eget tycke och smak? Har du ett stalltips på hur man utformar en bra arbetsstation? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Är ingenjörsstudier på Chalmers nödvändigt år 2016?

Svensk skola
Foto: Eric Seb. Gustafsson / CC BY-SA

Löpande fortbildning är idag en förutsättning för att klara av konkurrensen, detta gäller inte minst för dom som är, eller är i startgroparna för att bli, egenföretagare. Det bästa är givetvis att ha en, eller två utbildningar inom området. Att både vara utbildad ingenjör och ekonom skadar inte, har man dessutom ett par års arbetserfarenhet är det ännu bättre.

Det är långt ifrån alla som har förutsättningar, varken tidsmässigt eller kunskapsmässigt, att gå en utbildning på högskola. Jag hade personligen troligtvis haft stor nytta och glädje av en utbildning till exempelvis civilingenjör, men saknar både kunskap och motivation för att matcha dom betygskrav som ställs. Ett alternativ är en utbildning på yrkeshögskola som kanske inte är lika omfattande, men troligtvis också den mycket givande.

Flera stora amerikanska universitet, däribland MIT och Harvard har valt att lägga ut delar av sina utbildningar fritt tillgängliga på nätet. Genom webbplatser som Edx och Coursera kan man delta i utbildningar, få möjlighet att göra inlämningsuppgifter och kvittera ut ett diplom på att man genomgått utbildningen. Den enda motsvarigheten i Sverige är Linnéuniversitetet som gjort hela, eller delar, av sina IT-utbildningar  tillgängliga online. Min förhoppning är att fler lärosäten i framtiden kommer att publicera sitt material fritt tillgängligt på nätet för den som är nyfiken.

Ett tredje alternativ är att ens nuvarande arbetsgivare investerar i kompetensutveckling av personal och beställer givande, men kostsamma, utbildningar som behövs för just den tjänsten. Nackdelen är att utbildningarna dels är dyra, men också kräver att man har en förstående och engagerad chef som ger en möjlighet till utveckling i sin nuvarande roll på arbetsplatsen, och kanske för en framtida tjänst.

Ytterligare en lösning är att hitta en bra kurs som tillhandahålls av någon entreprenör. Det har blivit mer vanligt idag, när det enkelt går att skapa högkvalitativ video, att bloggare och andra entreprenörer inom IT skapar egna kurser. Oftast handlar det om hur man använder WordPress, skapar en podcast och liknande innehåll. Jag tror att det under dom kommande åren blir en allt mer vanlig syn, och det finns än så länge fortfarande många nischer som man snabbt kan bli en auktoritet inom.

Genom sociala medier, traditionella internetforum och podcasts kan man också få mycket inspiration. Jag har under många år lyssnat på Smart Passive Income där Pat Flynn intervjuat flera framgångsrika företagare och entreprenörer, bland andra Dane Maxwell. Nu har jag precis börjat lyssna ikapp både Logistikpodden och Ehandelspodden. Fördelen med Youtube är att man dels kan se många konferenser och seminarium i efterhand, men också kan få en inblick i hur andra företag arbetar, både eventuella leverantörer, kunder och konkurrenter. Att både synas och höras på sociala medier tror jag kommer att bli en viktigare del för företag både för att nätverka, bygga nya relationer men också för att snabbt kunna hantera eventuella kundtjänstfrågor.

Hur hanterar du kompetensutveckling, är du intresserad av att läsa en logistiker-utbildning eller produktionsutveckling, eller kanske är utbildad civilingenjör. Skriv gärna dina upplevelser i kommentarsfältet.